Vous faites des mails ? Arrêtez !

Un titre un peu provocateur mais c’est volontaire. :blush:

Comme tout le monde vous écrivez et vous recevez des mails et ceci depuis très longtemps. Précisément depuis 1971 date à laquelle le premier mail a été envoyé. On peut comprendre la fascination pour ce moyen de communication qui est très certainement la méthode de communication désormais la plus utilisée dans le monde parce qu’elle est facile à utiliser, qu’elle permet de passer outre la limitation des anciennes méthodes que furent d’abord le fax (prototype en 1842!), puis le téléphone (1877), puis le télex (1930). On a pu ensuite dans les mails joindre des images et des fichiers. À cette occasion on a compris, mais un peu tard, les problèmes que cela posait, car une boîte mail la plupart du temps est une boîte personnelle qui est donc tout à fait inadaptée au travail collaboratif, comme son nom l’indique.

Le mail représente la très grande majorité de l’activité des sociétés. En fait, envoyer et recevoir des mails, c’est tout simplement et pour aller vite, travailler à l’envers. :upside_down_face:

Car en fait qu’est-ce que le travail? Je parle du travail dans les entreprises, que vous soyez salarié ou entrepreneur vous passez votre temps à faire du travail et le travail ce sont des tâches, généralement regroupées (mais pas nécessairement) dans le cadre de projets. Donc l’organisation informatique d’une société devrait être bâtie autour des tâches, pas autour des mails.

Lorsque je planifie mon travail et celui de mes collaborateurs je pense à un projet dans lequel je crée des tâches que je m’affecte à moi-même ou à mes collaborateurs, avec une date d’exécution de début prévisionnelle, parfois une date d’échéance, des informations complémentaires, des fichiers attachés. Surtout je fais le suivi de cette tâche. Pour faire le suivi de cette tâche je n’ai pas besoin d’envoyer de mails, pas du tout… Dans un vrai logiciel de gestion de tâches comme Asana, l’un des meilleurs sans aucun doute, la communication se fait autour des tâches. Je planifie une tâche, je la crée, j’y invite des collaborateurs, j’effectue la tâche et son suivi, puis je l’archive. La communication est toujours périphérique, elle est accessoire.

C’est exactement l’inverse dans le mail qui par nature met la communication au centre, un centre autour duquel malheureusement il n’y a bien souvent rien car un mail dans votre boite mail est complètement isolé de son environnement. Pour paraphraser Blaise Pascal, c’est “une sphère infinie dont le centre est partout, la circonférence nulle part”. On ne peut pas sérieusement travailler en collaboration en envoyant des mails dans des boîtes personnelles, par définition. Bien que je comprenne que la plupart des sociétés soient encore très attachées au mail, je suis toujours surpris dans les sociétés dans lesquelles j’ai travaillé de ne trouver aucune méthode correcte de gestion des tâches ou des projets. Combien de fois ais-je discuté dans les entreprises avec des dirigeants en leur demandant qu’elle était leur méthode de gestion des tâches et des projets et de me voir répondre “Eh bien Outlook naturellement!”. :roll_eyes:

Non, si vous voulez travailler sérieusement, je vous conseille d’utiliser un gestionnaire de tâches, que vous soyez d’ailleurs un travailleur indépendant et isolé ou que vous travailliez en collaboration. Depuis plusieurs années j’utilise Asana et c’est très certainement la meilleure plateforme parmi celles que j’ai pu connaître. Je vous la conseille donc sans réserve d’autant plus que je n’ai absolument aucun intérêt particulier à vous la conseiller :wink:. Ce logiciel peut-être utilisé en mode navigateur ou en application Desktop et naturellement mobile sur vos smartphones. Elle est extrêmement agréable à utiliser, assez facile à prendre en main, bien que pour une utilisation complète professionnelle il vaut mieux connaître un petit peu ses particularités et les trucs et astuces. Heureusement vous avez toute une communauté et une aide en ligne extrêmement bien faites qui se sont mis en place autour de cette application; en particulier vous avez des forums communautaires en plusieurs langues dont le français. Vous avez une aide en ligne très bien faite et des tutoriaux également qui vous expliquent non seulement comment fonctionne ce logiciel mais surtout ce qui est bien plus important pour moi quel genre l’utilisation vous pouvez en faire en vous montrant des cas d’usage.

Voyez cette vidéo pour débuter :